Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

GQLC Technologies inc. exploite SimplyFact au Canada. Léopold Garneau Quintin agit comme responsable de la protection des renseignements personnels.

Pour une question, une demande d’accès, de rectification, de portabilité, de retrait du consentement ou une plainte : leopold@simplyfact.ca · (418) 740-2413. Adresse postale : 35, rue des Flandres, Rimouski (Québec) G5L 2L6, Canada.

2. Renseignements traités

• Compte : nom, adresse courriel, langue, identifiant de compte et données d’authentification. Le mot de passe est géré par Supabase et n’est pas lisible par SimplyFact.
• Organisation : noms d’organisations et d’entreprises, dénominations légales, numéros de TPS/TVQ, rôles, accès, invitations et liens avec une comptable.
• Reçus : photos ou PDF, fournisseur, date, montants, TPS, TVQ, catégorie, mode de paiement, quatre derniers chiffres d’une carte, notes, payeur et état de remboursement.
• Utilisation et sécurité : dates d’actions, modifications importantes aux reçus, tentatives de jonction, erreurs techniques et éléments nécessaires pour prévenir les abus.
• Notifications facultatives : jeton de notification, plateforme, nom de l’appareil et état de livraison.
• Données locales : les brouillons et fichiers en attente peuvent être conservés temporairement sur l’appareil jusqu’à leur envoi ou leur suppression.

3. Comment les renseignements sont obtenus

Ils proviennent de ce que vous saisissez, photographiez ou importez, des personnes qui vous invitent dans une organisation, des réglages de votre appareil et des résultats produits par Facto à partir d’un reçu.

SimplyFact demande l’accès à la caméra ou à la photothèque seulement lorsque vous choisissez de photographier ou d’importer un reçu. Les notifications demeurent facultatives.

4. Pourquoi ils sont utilisés

• Créer et sécuriser le compte, gérer les organisations, entreprises, rôles et invitations.
• Recevoir, stocker, lire, classer, corriger et retrouver les reçus.
• Calculer des totaux comptables et documenter les remboursements.
• Permettre les accès autorisés aux membres, gestionnaires et comptables.
• Envoyer les courriels d’authentification, d’invitation et les notifications demandées.
• Détecter les erreurs, doublons, abus et incidents de sécurité, puis respecter les obligations légales.

5. Facto et l’intelligence artificielle

Lorsque vous demandez l’analyse d’un reçu, ses images ou son PDF sont transmis à Anthropic afin d’en extraire les renseignements comptables. Facto peut se tromper : ses résultats doivent être vérifiés avant d’être utilisés pour une décision comptable ou fiscale.

SimplyFact n’utilise pas le contenu des reçus pour de la publicité et ne vend pas les renseignements personnels.

6. Fournisseurs et communication hors Québec

Les renseignements sont communiqués seulement lorsque nécessaire à des fournisseurs qui soutiennent le service : Supabase (authentification, base de données, stockage et fonctions serveur), Anthropic (analyse des reçus), Expo et les services Apple de notification (livraison des notifications), ainsi que Resend (courriels).

Selon le service et sa configuration, des renseignements peuvent être traités ou accessibles à l’extérieur du Québec ou du Canada. GQLC Technologies inc. évalue ces communications et exige des protections contractuelles et techniques adaptées.

Des renseignements peuvent aussi être communiqués lorsqu’une loi l’exige, pour protéger des droits ou pour enquêter sur un incident de sécurité.

7. Conservation et suppression

• Les données du compte sont conservées pendant son utilisation, puis supprimées ou dépersonnalisées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
• Une demande de suppression est normalement traitée dans les 30 jours. Une courte période de sécurité peut permettre d’annuler une demande faite par erreur.
• Les reçus et traces comptables appartenant à une organisation peuvent être conservés pendant la période fiscale applicable, généralement six ans après la fin de la dernière année d’imposition concernée. L’accès de la personne supprimée est néanmoins retiré.
• Les jetons de notification sont désactivés lors de la demande et supprimés avec le compte, sauf nécessité technique temporaire.
• Certaines traces minimales peuvent être conservées pour démontrer le traitement d’une demande, prévenir la fraude ou respecter une obligation légale.

8. Sécurité

SimplyFact utilise notamment une authentification contrôlée, du chiffrement en transit, un stockage privé, des règles d’accès appliquées dans la base de données, des liens temporaires vers les fichiers et un journal des modifications importantes.

Aucun système n’est sans risque. En cas d’incident, GQLC Technologies inc. évalue le risque, tient le registre requis et avise les personnes et autorités lorsque la loi l’exige.

9. Vos choix et vos droits

• Consulter ou rectifier vos renseignements personnels.
• Demander une copie dans un format technologique structuré lorsque le droit à la portabilité s’applique.
• Retirer un consentement pour une utilisation facultative, notamment les notifications.
• Demander la suppression du compte et des renseignements qui ne doivent pas être conservés.
• Poser une question ou déposer une plainte auprès du responsable, puis vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec si nécessaire.

10. Modifications

La date de mise à jour apparaît en haut de cette politique. Toute modification importante sera annoncée par un moyen adapté, et un nouveau consentement sera demandé lorsque la loi l’exige.